W codziennej pracy na magazynie stosuje się różnego rodzaju dokumentację, która pozwala na ograniczenie ewentualnego chaosu, jaki często panuje w hali magazynowej podczas intensywnej wysyłki i dostaw towarów, które zazębiają się ze sobą. Pracownicy odpowiadający za przyjęcia towarów i wysyłkę muszą wiedzieć, jaki dokument magazynowy trzeba przygotować w konkretnej sytuacji. To podstawa, aby działania realizowane w obrębie magazynu były odpowiednio zoptymalizowane. W nowoczesnych magazynach stosuje się obecnie zarówno dokumenty w wersji papierowej, jak i elektronicznej – zależnie od rodzaju systemu teleinformatycznego zaimplementowanego w firmie.
Czym właściwie są dokumenty magazynowe?
Dokumenty magazynowe to kluczowe narzędzia zarządzania gospodarką magazynową w przedsiębiorstwach. Służą do rejestrowania ruchu towarów w magazynie, co obejmuje zarówno przyjęcie, jak i wydanie towarów.
Dzięki nim możliwe jest dokładne śledzenie ilości i wartości zapasów, co ma bezpośredni wpływ na zarządzanie zapasami, planowanie produkcji, a także na aspekty finansowe przedsiębiorstwa. Dokumenty magazynowe umożliwiają również monitorowanie terminów ważności produktów, kontrolę jakości oraz optymalizację przestrzeni magazynowej.
Od strony prawnej, dokumenty magazynowe regulowane są przez przepisy prawa handlowego i podatkowego. W Polsce definicje i wymagania dotyczące dokumentów magazynowych można znaleźć w aktach prawnych dotyczących rachunkowości, takich jak Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 z późn. zm.). W myśl tych przepisów, dokumenty magazynowe muszą zawierać określone informacje, takie jak data sporządzenia, numer dokumentu, opis towaru, ilość, cenę jednostkową oraz wartość całkowitą.
W praktyce dokumentami magazynowymi nazywamy zarówno dokumenty w wersji elektronicznej, jak i papierowej, które mogą zawierać takie informacje jak:
- numer i data dokumentu,
- data przyjęcia lub wydania towaru z magazynu,
- cena jednostkowa produktu,
- nazwa towarów,
- ilość i jednostki miary,
- dane dostawcy i nabywcy,
- dane podmiotu, który wystawia dokument magazynowy,
- podpisy osób upoważnionych do wystawienia dokumentu.
W praktyce dane zawarte w dokumentach magazynowych są uzależnione od tego, jakiego typu dokument zamierzamy wystawić.
Powszechnie stosowane rodzaje dokumentów magazynowych – jakie rozróżniamy?
Dokumenty magazynowe stosowane przez firmy zajmujące się transportem i składowaniem towaru dzielimy przede wszystkim na dane:
- przychodowe, czyli dotyczące produktów trafiających do przestrzeni magazynowej,
- rozchodowe, czyli takie, które obejmują towar wydawany z magazynu np. przeznaczony do wysyłki.
Zarówno w przypadku rozchodowych i przychodowych danych rozróżniamy kilka dokumentów, które są przygotowywane przez biuro lub pracowników w magazynie.
Tabela 1: Opis poszczególnych rodzajów dokumentów magazynowych rozchodowych i przychodowych
| Typ dokumentu | Rodzaj dokumentu | Krótki opis | Przykład praktycznego zastosowania |
| PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) | Przychodowy | Dokument wystawiany przy przyjęciu towaru z zewnątrz, np. od dostawcy. | Otrzymanie dostawy surowców od dostawcy zewnętrznego. |
| PW (Przyjęcie Wewnętrzne) | Przychodowy | Dokument wystawiany przy przyjęciu towaru z innej jednostki przedsiębiorstwa. | Przeniesienie produktów z działu produkcji do magazynu głównego. |
| ZW (Zwrot Wewnętrzny) | Przychodowy | Dokument dotyczący zwrotu towarów do magazynu w sytuacjach takich jak błędne pobranie lub nadmiar. | Zwrot części pobranych materiałów, które nie zostały zużyte podczas produkcji. |
| MM+ (Przesunięcie Międzymagazynowe) | Przychodowy | Dokument dotyczący przesunięcia towarów między magazynami w obrębie przedsiębiorstwa. | Przeniesienie zapasów z magazynu centralnego do magazynu regionalnego. |
| WZ (Wydanie Zewnętrzne) | Rozchodowy | Dokument wystawiany przy wydaniu towaru na zewnątrz, np. do klienta. | Wydanie gotowych produktów klientowi po zrealizowaniu zamówienia. |
| RW (Rozchód Wewnętrzny) | Rozchodowy | Dokument wystawiany przy wydaniu towaru na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa. | Pobranie narzędzi z magazynu na potrzeby działu produkcji. |
| MM- (Przesunięcie Międzymagazynowe) | Rozchodowy | Dokument dotyczący przesunięcia towarów między magazynami, stanowiący komplet z dokumentem MM+. | Przeniesienie towarów z magazynu lokalnego do magazynu centralnego. |
PZ (Przyjęcie Zewnętrzne)
Dokument PZ to podstawowy formularz przyjęcia towaru do magazynu od dostawcy zewnętrznego. Pracownik magazynu tworzy go na podstawie dokumentów dostawy. Przykład: Otrzymanie dostawy surowców od zewnętrznego dostawcy.
PW (Przyjęcie Wewnętrzne)
Dokument PW jest wystawiany, gdy towary są przyjmowane z innej jednostki w firmie, np. z produkcji do magazynu. Przykład: Przeniesienie gotowych produktów z działu produkcji do magazynu głównego.
ZW (Zwrot Wewnętrzny)
Dokument ZW jest używany, gdy towary muszą być zwrócone do magazynu, np. z powodu nadmiaru lub błędnego pobrania. Przykład: Zwrot niewykorzystanych materiałów z działu produkcji do magazynu.
MM+ (Przesunięcie Międzymagazynowe)
Dokument MM+ rejestruje przesunięcie towarów między różnymi magazynami firmy. Przykład: Przeniesienie zapasów z magazynu centralnego do magazynu regionalnego.
WZ (Wydanie Zewnętrzne)
Dokument WZ jest wystawiany, gdy towary są wydawane na zewnątrz firmy, np. do klienta. Przykład: Wydanie zamówionych produktów klientowi.
RW (Rozchód Wewnętrzny)
Dokument RW rejestruje wydanie towarów na potrzeby wewnętrzne firmy, takich jak materiały eksploatacyjne. Przykład: Pobranie materiałów eksploatacyjnych z magazynu na potrzeby działu produkcji.
MM- (Przesunięcie Międzymagazynowe)
Dokument MM- dokumentuje wydanie towarów z jednego magazynu do innego w ramach przedsiębiorstwa. Przykład: Przeniesienie towarów z magazynu lokalnego do magazynu centralnego.
Obrót dokumentów magazynowych w firmie – dlaczego warto dbać o poprawność wystawionych danych?
Jest wiele czynników determinujących opłacalność skrupulatnego zarządzania firmową dokumentacją w magazynie. Dzięki temu zmniejszasz ryzyko występowania pomyłek, brakujących towarów w stanach magazynowych, a także innych niezgodności, które mogłyby rzutować np. na relacje biznesowe z kontrahentami.
Kluczem do sukcesu są szkolenia pracownicze, które pomagają pracownikom zrozumieć, jak prawidłowo wystawiać dokumenty magazynowe np. wydania zewnętrzne, zwroty wewnętrzne oraz przesunięcia międzymagazynowe.
A zatem dokument magazynowy to podstawowa informacja dla pracowników magazynu i systemu teleinformatycznego o tym, co dzieje się z danym typem towaru, gdzie ten towar się znajduje, a także, jakie jest jego przeznaczenie po przyjęciu do przestrzeni w magazynie.