Twoja sprzedaż rośnie, a towar od producentów zaczyna blokować rampy i paraliżować pracę zespołu? Sprawny schemat przyjęcia towaru do magazynu, oparty na ograniczaniu czasu dock-to-stock, pozwala szybciej udostępniać produkty do sprzedaży. Każda godzina opóźnienia w strefie inbound może oznaczać utracone zamówienia, dlatego dobrze zorganizowany proces przyjęcia jest jednym z fundamentów skalowania e-commerce.

Dlaczego schemat przyjęcia towaru jest kluczowy dla Twojej sprzedaży?

W e-commerce dostępność produktu na stronie to być albo nie być dla Twojej marży. Częstym problemem rosnących marek jest zjawisko „zamrożonego towaru” – produkty fizycznie są już w magazynie, ale opóźnienia przy rozładunku sprawiają, że system ich nie widzi. Klient opuszcza sklep, widząc brak zapasów, podczas gdy palety blokują przejścia w strefie przyjęć.

Jednym z ważnych wskaźników sprawności tego procesu jest dock-to-stock. W skrócie: to czas od pojawienia się dostawy w magazynie do momentu, gdy towar jest zweryfikowany, zarejestrowany i dostępny w odpowiedniej lokalizacji magazynowej. Odpowiednio opracowany schemat przyjęcia towaru do magazynu pomaga ograniczać ten czas, uwalniać kapitał zamrożony w zapasach i szybciej realizować zamówienia klientów.

Schemat procesu przyjęcia towaru do magazynu w 6 krokach

Uporządkowana ścieżka inbound ogranicza ryzyko błędów, zatorów i opóźnień w udostępnianiu towaru. Typowy schemat procesu przyjęcia towaru do magazynu można przedstawić w sześciu etapach:

1. Planowanie i awizacja (ASN): Zanim transport podjedzie pod rampę, magazyn powinien wiedzieć, co przyjedzie. Awizacja, czyli Advance Shipment Notification, pozwala zaplanować zespół i miejsce, ograniczając ryzyko zatorów.
2. Rozładunek i strefa przyjęć: Po sprawdzeniu dokumentów towar trafia do wydzielonej strefy. To tutaj następuje pierwsze rozdzielenie partii i przygotowanie do kontroli.
3. Weryfikacja: Sprawdzana jest zgodność dostawy z awizacją lub dokumentacją, stan opakowań oraz zgodność wariantów produktów, np. kolorów i rozmiarów. To moment na wychwycenie rozbieżności po stronie dostawcy.
4. Rejestracja (PZ/PW): Towar jest rejestrowany w systemie magazynowym. W zależności od rodzaju operacji mogą być wykorzystywane odpowiednie dokumenty przyjęcia. Aktualizacja dostępności produktu w sklepie zależy od sposobu połączenia systemów i zasad udostępniania stanów.
5. Etykietowanie: Jeśli produkty wymagają dodatkowych oznaczeń, mogą zostać zaetykietowane. Następnie są przygotowywane do odłożenia w docelowej lokalizacji.
6. Put-away: Pracownik odkłada produkty do wskazanych lokalizacji magazynowych, a system WMS rejestruje ich położenie zgodnie z przyjętą metodą identyfikacji.

Sprawny przebieg tych kroków jest możliwy przede wszystkim dzięki rzetelnemu awizowaniu dostaw, właściwemu oznaczeniu produktów i uzgodnionym zasadom współpracy z dostawcami.

„Przy przyjmowaniu dostaw kluczowe są dobra awizacja, zgodność oznaczeń produktów i sprawna kontrola ilościowa. Jeśli na tym etapie pojawiają się rozbieżności, magazyn traci czas na ich wyjaśnianie, a towar później trafia do sprzedaży. Dlatego warto uporządkować proces przyjęcia, zanim zaczniemy szukać sposobów na jego przyspieszenie.”

Anna Czyżewska, HOPI PL

Wyzwania operacyjne: Jak unikać błędów przy przyjmowaniu towaru?

Błędy na wejściu mają tendencję do pączkowania – pomyłka w kodzie SKU przy przyjęciu może prowadzić do kolejnych problemów, w tym błędnej kompletacji zamówienia. Dobrze zaprojektowany proces fulfillmentowy ogranicza te ryzyka poprzez konkretne rozwiązania.

Skuteczne zarządzanie tymi wyzwaniami pozwala ograniczać liczbę błędów i rozwijać sprzedaż bez konieczności ciągłego gaszenia pożarów operacyjnych przez właściciela sklepu.

Jak technologie mogą wspierać proces inbound w e-commerce?

Nowoczesny fulfillment wykorzystuje systemy informatyczne i rozwiązania automatyzujące wybrane operacje magazynowe. Pomagają one ograniczać błędy i usprawniać przepływ informacji, co ma szczególne znaczenie przy rosnącej liczbie produktów i dostaw.

Przykładowe technologie wykorzystywane na rynku obejmują:

• Systemy WMS: Zarządzają ruchem towaru w magazynie, wspierają ewidencję zapasów i kontrolują zasady rotacji, np. FEFO w przypadku produktów z datą ważności.
• Integracje API: Umożliwiają wymianę danych między systemem magazynowym a sklepem internetowym. Częstotliwość aktualizacji stanów i moment udostępnienia towaru do sprzedaży zależą od konfiguracji oraz przyjętego procesu.
• Mobilne terminale: Wspierają identyfikację produktów i lokalizacji oraz rejestrację wykonanych operacji za pomocą skanowania.
• Kody LPN/SSCC: Służą do identyfikacji jednostek logistycznych, takich jak palety lub kartony, ułatwiając kontrolę przemieszczania większych partii towaru.

Warto pamiętać, że są to przykłady rozwiązań spotykanych w logistyce magazynowej. Dostępność konkretnych technologii w eHopi i zakres integracji wymagają potwierdzenia dla danego modelu współpracy.

Inbound to nie tylko nowe dostawy – obsługa zwrotów i transferów

W e-commerce organizacja procesów przyjęcia obejmuje nie tylko nowe dostawy od producentów. Ważne są także inne strumienie towarowe, w tym zwroty od klientów i transfery między lokalizacjami.

Zwroty są odrębnym procesem operacyjnym, który może wymagać ponownej weryfikacji stanu produktu, przepakowania i decyzji o przywróceniu go do sprzedaży.

W logistyce magazynowej wyróżniamy również:

• Zwroty konsumenckie: Ocena jakościowa i przywrócenie pełnowartościowego produktu do sprzedaży, jeśli jego stan na to pozwala.
• Transfery wewnętrzne: Przemieszczanie zapasów między lokalizacjami lub magazynami zgodnie z potrzebami operacyjnymi.
• Zarządzanie rotacją: Dbanie o prawidłową dostępność zapasów i ograniczanie czasu, przez jaki towar pozostaje niedostępny do sprzedaży.

Odpowiednie zarządzanie tymi procesami pomaga utrzymać płynność rotacji zapasów. Zakres ich obsługi przez eHopi zależy od uzgodnionego modelu fulfillmentowego.

Skalowanie: Czy Twój e-commerce potrzebuje wsparcia w logistyce?

Samodzielna walka z rozładunkami przy rosnącej skali to prosta droga do zatorów, które utrudniają dalszy rozwój sprzedaży. Outsourcing logistyki do eHopi może pomóc ograniczyć część kosztów stałych własnego magazynu i lepiej dopasować zakres obsługi do aktualnego wolumenu.

Współpracując z eHopi, korzystasz z doświadczenia i zaplecza operacyjnego Grupy HOPI. Dzięki temu możesz przekazać uzgodnione procesy magazynowe partnerowi fulfillmentowemu i skoncentrować się na dalszym rozwoju swojego sklepu.

Twój ecommerce rośnie, a własna logistyka zaczyna ograniczać sprzedaż?

Porozmawiajmy o tym, czy fulfillment eHopi pasuje do Twojego etapu rozwoju.

Dowiedz się więcej o fulfillment dla e-commerce: https://ehopi.pl/fulfillment-dla-ecommerce/

Najczęściej zadawane pytania o przyjęcie towaru do magazynu

Co to jest awizacja dostawy (ASN) w e-commerce?

Awizacja to wcześniejsze zgłoszenie planowanej dostawy. Zawiera dane o SKU, ilościach i terminie przyjazdu. Dzięki temu magazyn fulfillmentowy może zaplanować zasoby, co pomaga skrócić czas wprowadzenia towaru do sprzedaży.

Ile trwa przyjęcie towaru do magazynu (dock-to-stock)?

Czas ten zależy od wielkości i stopnia przygotowania dostawy, np. obecności kodów EAN, poprawności awizacji oraz liczby pozycji asortymentowych. Termin udostępnienia towaru do sprzedaży zależy od przyjętego procesu i uzgodnionych warunków obsługi.

Jak uniknąć błędów w SKU podczas przyjmowania towaru?

Jednym ze sposobów jest weryfikacja danych produktów połączona ze skanowaniem kodów kreskowych w systemie WMS. Ogranicza to ryzyko ręcznego wpisania błędnych danych i późniejszych pomyłek przy kompletacji zamówień.

Czy eHopi obsługuje przyjęcia produktów wymagających specjalnych warunków?

Możliwość obsługi produktów wymagających szczególnych warunków, np. kontrolowanej temperatury, musi zostać indywidualnie sprawdzona i potwierdzona przed rozpoczęciem współpracy. Nie każdy rodzaj produktu może być przyjmowany w standardowym modelu fulfillmentu.